Hivebuy – die digitale Einkaufsplattform für den Mittelstand

Nirgendwo wird dies deutlicher als im Einkauf. Der B2B-eCommerce gleicht immer mehr dem privaten Online-Shopping – er ist schneller, dezentraler und kurzfristiger geworden. 

Was für den einzelnen Mitarbeiter eine willkommene Erleichterung darstellt, führt in den Unternehmen jedoch zu neuen, komplexen Problemen bei der Steuerung interner Prozesse, der Einhaltung von Budgets und der administrativen Nachverfolgung. Das junge Unternehmen Hivebuy hat es sich zur Aufgabe gemacht, genau hier eine Lösung zu bieten, die Transparenz, Effizienz und Kontrolle für den Mittelstand neu definiert.

Hivebuy – mehr als nur eine Einkaufssoftware

Hivebuy ist eine intuitive SaaS-Plattform, die von erfahrenen Einkaufs- und Finanzexperten entwickelt wurde – aus der Erkenntnis heraus, dass bestehende Lösungen entweder zu komplex und teuer oder zu eingeschränkt für den Mittelstand sind. 

Die Einkaufssoftware von Hivebuy wurde daher mit einer klaren Mission entwickelt: Sie schafft eine umfassende Lösung für Transparenz bei internen Ausgaben, Budgetierung und Rechnungsstellung. Das Ziel ist es, Unternehmen zu ermöglichen, sich wieder voll auf ihre eigentliche Wertschöpfung zu konzentrieren.

Die Herausforderung des indirekten Einkaufs

Um den vollen Nutzen der Plattform zu verstehen, ist die Kenntnis ihrer strategischen Ausrichtung entscheidend. Hivebuy fokussiert sich gezielt auf die Optimierung des indirekten Einkaufs. Dieser Bereich stellt in vielen Unternehmen einen erheblichen, aber oft unzureichend gemanagten Kostenblock dar, der enormes Potenzial für Einsparungen birgt.

Direkte vs. indirekte Beschaffung – ein wichtiger Unterschied

Der direkte Einkauf umfasst die Beschaffung von Gütern und Materialien, die unmittelbar in das Endprodukt einfließen und somit direkt zur Wertschöpfung beitragen. Ein klassisches Beispiel wäre ein Tennishändler, der Tennisschläger für den Weiterverkauf bestellt. 

Der indirekte Einkauf hingegen bezieht sich auf alle Waren und Dienstleistungen, die für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens notwendig sind, aber nicht direkt zum Produkt gehören. Bestellt derselbe Händler Büromaterial, IT-Hardware, Marketing-Dienstleistungen für eine Messe oder beauftragt eine Reinigungsfirma, fällt all dies unter den indirekten Einkauf.

Wenn eCommerce auf ungesteuerte Prozesse trifft

Genau dieser indirekte Einkauf, der oft bis zu 20 % der Gesamtausgaben ausmachen kann, ist durch die einfache Verfügbarkeit von Online-Shops anfällig für unkontrollierte Ausgaben. Dieses als „Maverick Buying“ bekannte Phänomen beschreibt Einkäufe, die an den etablierten Prozessen und Rahmenverträgen vorbeigehen. Die Folgen für das Unternehmen sind gravierend und vielfältig:

• Verlust von Einsparungen: Durch die Umgehung von Rahmenverträgen gehen wertvolle Mengenrabatte und ausgehandelte Konditionen verloren.
• Compliance-Risiken: Ungeprüfte Einkäufe können gegen unternehmensinterne oder gesetzliche Richtlinien verstoßen.
• Fehlende Transparenz: Die Finanzabteilung verliert den Überblick über die tatsächlichen Ausgaben und Verpflichtungen in Echtzeit.
• Administrativer Mehraufwand: Die Buchhaltung muss zahlreiche Einzelrechnungen ohne klaren Bezug mühsam manuell zuordnen und verbuchen.

Kernfunktionen für Transparenz und Effizienz

Die Plattform begegnet diesen Herausforderungen mit einem durchdachten Set an Funktionen. Anwenderberichte und Erfahrungen von Bestandskunden bestätigen, dass gerade die Symbiose aus umfassender Kontrolle und radikaler Einfachheit den größten Mehrwert im Arbeitsalltag liefert.

Transparente und flexible Freigabeworkflows

Anstatt auf unübersichtliche E-Mail-Ketten oder veraltete Excel-Listen zurückzugreifen, durchläuft jede Bestellanforderung einen klar definierten, digitalen Genehmigungsworkflow. Ein Mitarbeiter, der einen neuen Laptop benötigt, füllt eine einfache Anfragemaske aus. 

Sein Vorgesetzter erhält eine Benachrichtigung, kann alle relevanten Details einsehen, prüft die Anfrage gegen das verfügbare Abteilungsbudget und gibt sie mit einem Klick frei. Die vollständige, manipulationssichere Freigabehistorie sorgt für eine jederzeit nachvollziehbare Dokumentation aller Vorgänge.

Budgetmanagement und Ausgabenanalyse in Echtzeit

Ein herausragendes Merkmal von Hivebuy ist die Integration von Budgets und internen Richtlinien direkt in den operativen Bestellprozess. Mitarbeiter und Entscheider sehen bei jeder Anfrage sofort, ob das zuständige Team oder die Abteilung noch über ausreichend finanzielle Mittel verfügt. 

Dies verhindert nicht nur Budgetüberschreitungen, sondern fördert auch ein unternehmensweites Kostenbewusstsein. Mächtige Reporting-Instrumente und detaillierte Analysen ermöglichen dem Finanzcontrolling zudem eine präzise Ausgabenanalyse in Echtzeit und damit eine deutlich verbesserte strategische Planung.

Nahtlose Integration und intuitive Bedienung

Ein entscheidender Vorteil gegenüber vielen komplexen Alternativen ist die extrem einfache Implementierung. Hivebuy kann ohne langwierige IT-Projekte und technische Vorkenntnisse innerhalb weniger Stunden im gesamten Unternehmen eingeführt werden. 

Die Plattform ist so intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet – vergleichbar mit einer einfachen Banküberweisung –, dass keine aufwendigen und teuren Mitarbeiterschulungen notwendig sind. Zudem stellen nahtlose API-Schnittstellen die reibungslose Verknüpfung mit bestehenden ERP-, Buchhaltungs- und Kommunikationstools wie SAP, DATEV, Microsoft Dynamics, Teams oder Slack sicher. 

So wird der komplette Procure-to-Pay-Prozess lückenlos digitalisiert. Diese universelle Nutzbarkeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Nur ein Werkzeug, das von allen Mitarbeitenden – vom Werkstattleiter bis zum Marketingteam – aktiv und gerne genutzt wird, kann ungesteuerte Ausgaben lückenlos unterbinden. Die hohe Adaptionsrate stellt sicher, dass der Einkaufsprozess nicht nur digital abgebildet, sondern unternehmensweit gelebt wird und so maximale Transparenz und Kontrolle entfaltet.

Sicherheit und Vertrauen nach deutschem Standard

Gerade im Finanz- und Beschaffungswesen sind Datensicherheit und Vertrauen für den deutschen Mittelstand nicht verhandelbar. Um diesem hohen Anspruch gerecht zu werden, basiert die Plattform auf drei fundamentalen Sicherheits-Säulen:

• ISO/IEC 27001-Zertifizierung: Ein international anerkannter Standard, der ein systematisches und effektives Informationssicherheits-Managementsystem nachweist.
• Deutscher Serverstandort: Die ausschließliche Speicherung aller sensiblen Daten auf Servern in Deutschland gewährleistet höchste physische und digitale Sicherheit.
• Umfassende DSGVO-Konformität: Die Architektur und alle Prozesse sind konsequent nach den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien ausgelegt.

Die Vision – Wertschöpfung statt Administration

Die Gründer von Hivebuy verfolgen eine klare Vision: Unternehmen sollen ihre Prozesse so optimieren, dass sie sich endlich wieder auf das konzentrieren können, was sie am besten können – innovative Produkte entwickeln, Kunden begeistern und Werte schaffen. 

Indem die Plattform lästige und zeitraubende Abstimmungsschleifen bei Richtlinien, Budgets und Freigaben ersetzt, gibt sie Mitarbeitern auf allen Ebenen wertvolle Zeit für wichtigere, strategische Aufgaben zurück. Es geht darum, Vertrauen durch Transparenz zu fördern und Effizienz durch klare Prozesse zu ermöglichen.

Hivebuy – ein Modell für den Mittelstand

Das Preismodell und der Funktionsumfang sind gezielt auf die Bedürfnisse und die finanziellen Realitäten mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Die Branchenunabhängigkeit der Procurement Software beweisen renommierte Bestandskunden aus den unterschiedlichsten Sektoren wie Retail (z. B. Tennis-Point, MediaMarkt), Chemie (z. B. Büfa) oder Logistik (z. B. LGI). 

Mit Hivebuy erhalten mittelständische Unternehmen eine leistungsstarke, sichere und vor allem benutzerfreundliche Lösung zur umfassenden Optimierung ihres Einkaufs, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern nachhaltig und messbar die Kosten senkt.

Bildquelle: https://hivebuy.com/ueber-hivebuy