Billig geputzt, teuer bezahlt: Was ich bei der Suche nach einer Reinigungsfirma in Wien gelernt habe

Das erste Angebot war auffallend günstig. So günstig, dass ich kurz stutzig wurde, es aber trotzdem fast unterschrieben hätte. Ein Bekannter, der eine Hausverwaltung führt, hat mich dann gefragt, ob ich weiß, was eine Reinigungskraft nach Kollektivvertrag mindestens verdient. Wusste ich nicht. In Österreich gibt es einen eigenen Kollektivvertrag für die Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigung. Rechnet man Stundenlohn, Lohnnebenkosten, Material und Anfahrt zusammen, bleibt bei manchen Angeboten schlicht nichts mehr übrig. Dann wird entweder an der Zeit gespart, am Material oder an den Leuten. Meistens an allem ein bischen.

Drei Checks, die ich heute immer mache

Erstens ein Blick ins GISA, das Gewerbeinformationssystem Austria. Dort sieht man in zwei Minuten, ob eine Firma überhaupt eine Gewerbeberechtigung für Gebäudereinigung hat. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht.

Zweitens die Liste der Scheinunternehmen, die das Finanzministerium öffentlich führt. Ich war ehrlich überrascht, wieviele Einträge dort aus der Reinigungsbranche kommen.

Drittens einfach nachfragen, ob die Mitarbeiter angemeldet sind und wer tatsächlich kommt. Eine seriöse Firma hat damit kein Problem. Wer bei der Frage herumdruckst, hat sich eigentlich schon selbst aussortiert.

Nicht den Stundensatz vergleichen

Der Preis ist natürlich trotzdem wichtig, gerade für ein kleines Unternehmen. Aber ich vergleiche heute anders, nämlich was in der bezahlten Zeit wirklich gemacht wird. Eine professionelle Reinigungsfirma in Wien schaut sich die Räume vor dem Angebot an und fragt nach Dingen, an die man selbst nicht denkt: welche Böden, wie viele Leute an welchen Tagen, Teppich im Besprechungsraum, wer hat Schlüssel. Die Angebote, die nur per Mail nach Quadratmetern kalkuliert waren, waren im Nachhinein genau die, bei denen später nachverhandelt werden musste.

Was mich am meisten überrascht hat: Die Qualität hängt weniger an der Firma als an der Konstanz. Seid wir fix dieselbe Reinigungskraft haben, passt es einfach. Sie weiß, dass die Kaffeemaschine am Montag entkalkt wird und welcher Kollege seinen Schreibtisch lieber nicht angefasst haben will. Mit ständig wechselndem Personal bekommt man das nie hin. Deshalb frag ich mittlerweile auch direkt, wie hoch die Fluktuation ist.

Würde ich heute nochmal suchen, würde ich mit diesen Checks anfangen und erst danach über Preise reden. Das hätte mir damals einige Wochen erspart.

Das unterschätzte Papier: Warum bei Reinigungsfirmen das Leistungsverzeichnis wichtiger ist als der Preis

Wer schon einmal mit einer Reinigungsfirma unzufrieden war, kennt den Satz „Das war so nicht vereinbart“. Das Frustrierende daran ist, dass er meistens sogar stimmt. Nicht weil die Firma schlecht arbeitet, sondern weil niemand genau aufgeschrieben hat, was eigentlich gemacht werden soll.

Das Dokument, um das es geht, heißt Leistungsverzeichnis. In vielen Verträgen ist es eine halbe Seite mit Punkten wie „Böden reinigen“ oder „Sanitärbereich“. „Böden reinigen“ kann aber heißen einmal durchsaugen, oder saugen und nass wischen, mit Sockelleisten oder ohne. Beides ist korrekt erledigt, je nachdem wen man fragt.

Ein brauchbares Leistungsverzeichnis beantwortet für jeden Raum drei Fragen: was, wie oft und in welchem Umfang. Nehmen wir die Teeküche. Arbeitsflächen und Spüle täglich, Kühlschrank innen alle zwei Wochen, Geschirrspüler ausräumen ja oder nein. Gerade dieser letzte Punkt sorgt erfahrungsgemäß für mehr Diskussionen als jede Schliere am Fenster.

Was fast immer fehlt

Sonderreinigungen werden gern vergessen. Fenster, Teppiche, Polstermöbel: einmal im Jahr, zweimal, im Preis enthalten oder extra verrechnet? Genauso das Verbrauchsmaterial. Wer kauft Klopapier, Seife und Müllsäcke nach und wer zahlt es? Und was passiert eigentlich, wenn die fixe Reinigungskraft krank ist oder im Urlaub? Kommt Ersatz und wenn ja, ab dem ersten Tag oder erst ab der zweiten Woche?

In Ordinationen und Praxen kommt noch der Hygieneplan dazu. Den muss die Reinigung kennen und einhalten, das sollte schriftlich festgehalten sein und nicht nur mündlich beim Erstgespräch.

Gemeinsam erstellen statt Vorlage abnicken

Eine gute Reinigungsfirma erstellt das Leistungsverzeichnis mit dem Kunden gemeinsam vor Ort und nicht aus einer Standart-Vorlage. Wer Angebote für professionelle Reinigung in Wien vergleicht, sollte deshalb nicht nur auf die Summe unter dem Strich schauen, sondern darauf, wie detailliert das Verzeichnis dahinter ist. Ein etwas teureres Angebot mit klaren Leistungen ist wiederrum oft günstiger als ein billiges, bei dem nach drei Monaten jeder zweite Punkt Auslegungssache ist.

Kleiner Tipp zum Schluss: Das Verzeichnis einmal im Jahr gemeinsam durchgehen. Büros ändern sich, Teams wachsen, Räume werden anders genutzt. Der Putzplan von vor drei Jahren passt fast nie mehr eins zu eins.